home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / TNAQUE21.ARJ / OPERMAN.TXT < prev    next >
Text File  |  1990-07-19  |  48KB  |  1,199 lines
  1.      ┌───────────────────────────────────────────────────┐
  2.      │                ▄▄▄▄ ▄  ▄ ▄▄▄     Version 1.1      │
  3.      │                █  █ █  █ █▄▄     January 90       │
  4.      │                █  █ █▄▄█ █▄▄                      │
  5.      │                ▀▀▀▀▀                              │
  6.      │                █▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄█                      │
  7.      │            <<< QUE ACCOUNTING >>>                 │
  8.      │            Copyright (c) 1989,1990                │
  9.      │              Time and Attendance                  │
  10.      └───────────────────────────────────────────────────┘
  11.  
  12.  
  13.                      OPERATIONS MANUAL
  14.  
  15.  
  16. ╔═════════════╗
  17. ║Installation ║
  18. ╚═════════════╝
  19.  
  20. Requirements
  21.  
  22.  Memory - 525,000 bytes *
  23.  Drives - floppy or hard disk
  24.  Monitor - monochrome or color
  25.  Printer - any type 80 or 132 column
  26.  Operating System - DOS 2.0 or above but 3.3 or above is
  27.            preferred.
  28.  Config.sys -(files=20) minimum entry needed
  29.  
  30. QUE Time and Attendance may be used from floppy drives but
  31. performance is greatly enhanced if it is installed on a hard
  32. disk.
  33.  
  34. Instructions
  35.  
  36. The system may be installed in any directory on your hard drive
  37. and if you desire the files may be moved to a separate area and
  38. then accessed with the dos pathname.
  39.  
  40. For example:
  41.  
  42. a) simple hard drive installation          To Run
  43.  
  44. C> MD QUETNA                            C> TAMAS
  45. C> CD QUETNA
  46. C> A:PKUNZIP A:QUETNA
  47.  
  48. b) hard drive installation with files placed on D drive
  49.  
  50. C> MD QUETNA                            C> TAMAS D:
  51. C> CD QUETNA
  52. C> A:PKUNZIP A:QUETNA
  53. C> COPY *.DBF D:*.*
  54. C> COPY *.NTX D:*.*
  55. C> COPY *.DBT D:*.*
  56.  
  57. C) hard drive installation with files placed in a separate
  58.    directory
  59.  
  60. C> MD QUETNA                            C> TAMAS \FILES
  61. C> CD QUETNA
  62. C> A:PKUNZIP A:QUETNA
  63. C> COPY *.DBF \FILES\*.*
  64. C> COPY *.NTX \FILES\*.*
  65. C> COPY *.DBT \FILES\*.*
  66.  
  67. * May be affected by TSR programs, device drivers and other
  68. software concurrently running.
  69. ** Consult a DOS book for Config.sys and other unknown terms. ╔═════════════════╗
  70. ║ OPERATION MANUAL║
  71. ╚═════════════════╝
  72.  
  73. Start-up
  74.  
  75. At your operating system prompt (eg. C>), under the directory on
  76. which QUE was installed, type in TAMAS.  If files are to be
  77. accessed in another area place the path following TAMAS.
  78. For example to access files stored on drive B, TAMAS B.
  79.  
  80. Sign-on Screen
  81.      ┌───────────────────────────────────────────────────┐
  82.      │                ▄▄▄▄ ▄  ▄ ▄▄▄     Version 1.1      │
  83.      │                █  █ █  █ █▄▄     January 90       │
  84.      │                █  █ █▄▄█ █▄▄                      │
  85.      │                ▀▀▀▀▀                              │
  86.      │                █▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄█                      │
  87.      │            <<< QUE ACCOUNTING >>>                 │
  88.      │            Copyright (c) 1989,1990                │
  89.      │              Time and Attendance                  │
  90.      └───────────────────────────────────────────────────┘
  91. Description
  92.  
  93. When you first bring up the system you are greeted with the
  94. banner screen. If you have a demonstration copy, instructions
  95. will appear on the bottom of the screen directing you on how to
  96. obtain a registered version.
  97.  
  98. In the upper right hand corner of the screen, the version number
  99. and date of issue are displayed. These numbers are important when
  100. calling the helpline. Please have these handy for the Support
  101. Service individual to hasten research.
  102.  
  103. Getting Started
  104.  
  105. Press enter to display the Company logon screen and enter the 3
  106. character company identifier and Password to proceed.
  107.  
  108. For first time users, enter 'AAA' and 'test' to acquire access
  109. into the system. In you desire to run the built-in practice
  110. system enter ZZZ and 'test'.
  111.  
  112. Recommendation
  113.  
  114. Remember, once your own company records are entered, delete the
  115. 'AAA' record to avoid unauthorized entry.
  116.  
  117. Please refer to this manual as necessary. It is written as an
  118. 'hands-on' instructional operational tool but has a brief
  119. narrative (Functional Description) section that helps to explain
  120. the sometime complex issues inherent in such a powerful and
  121. flexible package.
  122.              ╔═══════════╗
  123. ║ Main Menu ║
  124. ╚═══════════╝
  125.    ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
  126.    │19:45:10            Time and Attendance        12/23/90  │
  127.    │Company-> ABC           Main Menu              Period: 7 │
  128.    │                                                         │
  129.    │F1 Help      ESC Exit         F6 Calculator   F10 Window │
  130.    │              ┌───────────────────────────┐              │
  131.    │              │ QUIT EXIT from System     │              │
  132.    │              │                           │              │
  133.    │              │ EM. Employee Files        │              │
  134.    │              │ VR. Time Card Validations │              │
  135.    │              │ TS. Time Sheet Report     │              │
  136.    │              │ PE. End of Period Close   │              │
  137.    │              │ AR. Adhoc Report Menu     │              │
  138.    │              │ CK. Clock and Polling Menu│              │
  139.    │              │ MT. Maintenance of Tables │              │
  140.    │              │ RW. Query and Report Write│              │
  141.    │              │ UT. Utility Menu          │              │
  142.    │              └───────────────────────────┘              │
  143.    └─────────────────────────────────────────────────────────┘
  144.  
  145. Description
  146.  
  147. The Main Menu provides the entry point to the various functions
  148. within the system. The menu items are in the sequence most likely
  149. to be used. 
  150.  
  151. Items are selected by moving the highlight bar to the desired
  152. option and pressing enter or by pressing the leftmost character
  153. of the desired selection ( eg. V for VR Time Card Validations).
  154.  
  155. The top two lines are standard screen headings and indicate the
  156. time and date the function was accessed, the company logged onto,
  157. and the current period.
  158.  
  159. The third line describes the global function keys that may be
  160. used throughout most of the system. 
  161.  
  162.     F1  Help        Context senstive help
  163.     ESC Exit        Exit current process
  164.     F6  Calculator  Popup calculator
  165.     F10 Window      Context sensitive lookup table 
  166.  
  167. ╔═══════════════════╗
  168. ║EM EMPLOYEE RECORDS║     
  169. ╚═══════════════════╝
  170.    ┌────────────────────────────────────────────────────────┐
  171.    │  09:23: 3         Time and Attendance      02/23/90    │
  172.    │ Company-> ABC      Employee Records        Period: 7   │
  173.    │                                                        │
  174.    │ F1 Help      ESC Exit     F6 Calculator     F10 Window │
  175.    │                                                        │
  176.    │                                                        │
  177.    │                 Workrule:  99                          │
  178.    │                 Company:  ALL                          │
  179.    │                                                        │
  180.    │                                                        │
  181.    │ This screen allows you to select only those individual │
  182.    │ related to a particular workrule and/or company.       │
  183.    │ The default values, as they appear, will provide all   │
  184.    │ employees in the system.                               │     
  185.    └────────────────────────────────────────────────────────┘    
  186.  
  187. Description:
  188.  
  189. The access screen to EM allows selection of a subset of      
  190. employees. The default values as they appear in the example will
  191. grab all employees in the system. This segregation, although not
  192. a requirement of the system, increases control and workflow by
  193. presenting employees into logical groupings.                     
  194.  
  195. The values accepted in the Workrule field are any valid code that
  196. exists in the workrule file as well as '99', the identifier used
  197. for all workrules.  
  198.  
  199. Corporate Access
  200.  
  201. Accordingly, the Company field will accept any entry from the
  202. SETUP file and 'All', if the Corporate Access field in the SETUP
  203. file is turned on ('T' value). Otherwise, only individuals from
  204. the logged-on company will be accessible.
  205. ╔══════════════╗
  206. ║EM Main Screen║
  207. ╚══════════════╝                                                
  208.    ┌────────────────────────────────────────────────────────┐
  209.    │  09:23: 3         Time and Attendance      02/23/90    │
  210.    │ Company-> ABC      Employee Records        Period: 7   │
  211.    │                                                        │
  212.    │                                                        │
  213.    │ F1 Help     ESC Exit       F6 Calculator   F10 Window  │
  214.    │                                                        │
  215.    │  Soc Sec Num  Employee Name         WR  Job    Company │
  216.    │ ┌─────────────────────────────────────────────────────┐│
  217.    │ │ 111-22-3331 Jay              J     A1  ABCD         ││
  218.    │ │ 111-22-3333 Smith            John  A1  ABCD         ││
  219.    │ │ 111-22-3335 McQueen          Jerry     ABCD         ││
  220.    │ │ 222-22-2222 Kong             King  A2  ABCD     AAA ││
  221.    │ │ 333-33-3333 Kzajan           Goth      ABCD         ││
  222.    │ │ 444-44-4444 McLaughlin       John  A2  ABCD     BBB ││
  223.    │ └─────────────────────────────────────────────────────┘│
  224.    │F2 Address  F3  Print report  F4  Schedule  F5 Time Card│
  225.    │                                                        │
  226.    │ A Add    E Edit   D Delete  <> to move     Esc to exit │
  227.    └────────────────────────────────────────────────────────┘
  228.  
  229. Description:
  230.  
  231. The EM main screen acts like a control center for all employee
  232. related functions. Except for F3, all functions work on an
  233. individual employee. 
  234.  
  235. An employee is selected by moving the highlight bar to the
  236. desired individual. For quicker search methods, PgUP and PgDn
  237. keys may be used to skip through the master file, a page at a
  238. time.
  239.  
  240. If the selection screen requested a specific workrule and/or
  241. company, only employees with that workrule and assigned to the
  242. specified company would appear in the screen.
  243.  
  244. F2 Address Info
  245.  
  246.                                                                   
  247.  ┌───────────────────────────────────────────────────────────┐
  248.  │ 19:45:43           Time and Attendance            02/23/90│
  249.  │ Company-> ABC       Employee Records             Period: 7│
  250.  │                                                           │
  251.  │ F1 Help      ESC Exit         F6 Calculator    F10 Window │
  252.  │                                                           │
  253.  │        ┌───────■<< ADDRESS INFORMATION >>■──────┐         │    
  254.  │        │Name:      J Jay                        │         │    
  255.  │        │Workrule:  A1       Socsec#:111-22-3331 │         │    
  256.  │        │Job Class: ABCD     Company: ABC        │         │    
  257.  │    ┌──■└────────────────────────────────────────┴─┐       │    
  258.  │    │Street: 1123 Market Street                    │       │    
  259.  │    │City: West Chester        St:PA   Zip:19182   │       │
  260.  │    │  Rate:10.000   Status:A    Hiredate:01/01/83 │       │
  261.  │    │  Type: F                                     │       │
  262.  │    └──────────────────────────────────────────────┘       │
  263.  └───────────────────────────────────────────────────────────┘
  264.                                                               
  265.  
  266. Description
  267.  
  268. F2 is used to keep certain private information on employees. Only
  269. the bottom portion of the screen is accessible in this mode. The
  270. other information is recorded and modified through the Add and
  271. Edit functions decribed later.
  272.  
  273. Edits
  274.  
  275. The Status field accepts two values: 'A' for active and 'I' for
  276. inactive.
  277.  
  278. The Type field accepts either a 'P' or 'F', for Part-time and
  279. full time, respectively.
  280.  
  281. The State field only accepts valid states while the Hiredate
  282. entry must be a valid date.
  283.  
  284. ** As the system matures, undoubtedly more fields will be added
  285. to this screen. For now it is our intentions to keep the
  286. application as simple as possible and to not duplicate a Payroll
  287. System, especially our own, QUE Accounting Payroll. 
  288.  
  289.  
  290. F3 Print Master
  291.  
  292.  
  293.   ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
  294.   │ 19:49:18            Time and Attendance       02/23/90  │     
  295.   │ Company-> ALL         Employee Print          Period: 7 │
  296.   │                                                         │
  297.   │  F1 Help      ESC Exit      F6 Calculator   F10 Window  │
  298.   │                                                         │
  299.   │                                                         │
  300.   │                       Workrule:  99                     │
  301.   │                       Company:  ALL                     │
  302.   │                                                         │
  303.   │  This screen allows you to select only those individuals│
  304.   │  related to a particular workrule and/or company.       │
  305.   │  The default values, as they appear, will provide all   │
  306.   │  employees in the system.                               │     
  307.   │  ┌──────────────────────────────────────────────────┐   │     
  308.   │  │ Sort by 1)last name 2)social sec num 3) workrule │   │
  309.   │  │     (Press ESC to exit without printing)         │   │     
  310.   │  └──────────────────────────────────────────────────┘   │
  311.   └─────────────────────────────────────────────────────────┘
  312.  
  313. Description
  314.  
  315. This option prints the information recorded in the employee
  316. master file for all those employees meeting the criteria as
  317. defined in the previous screen. Two lines of information are
  318. printed for each employee.
  319.  
  320. The report should be periodically ran and stored offsite to
  321. assure a recent list of employees is accessible, in case of a
  322. mechanical failure.
  323.  
  324. The operator has the option of printing the report in three
  325. different sequences. The social security number order is shown
  326. below.
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.                (report example goes here)
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338. F4 Employee Schedule
  339.  
  340.  ┌────────────────────────────────────────────────────────┐
  341.  │19:45:43          Time and Attendance           02/23/90│
  342.  │Company-> ABC       Employee Records           Period: 7│
  343.  │                                                        │
  344.  │F1 Help      ESC Exit       F6 Calculator     F10 Window│
  345.  │                                                        │
  346.  │          ┌─────────■<< Schedule >>■────────────┐       │
  347.  │          │Name:  J Jay                         │       │
  348.  │          │Workrule: A1      Sosec#: 111-22-3333│       │
  349.  │          │Job Class: DISHR                     │       │
  350. ┌┘          └─────────────────────────────────────┘       └┐
  351. │   1/10/89 1/11/89 1/12/89 1/13/89 1/14/89 1/15/89 1/16/89│
  352. │Strt 06:12   11:30                   07:30           07:30│
  353. │End  15:00   19:00                   15:30           14:30│
  354. │Code  REG     REG     REG     REG     REG     REG     VAC │
  355. │Add    T       F       F       F       F       F       T  │
  356. │Job   DISH    DISH    DISH    DISH    DISH    DISH    DISH│
  357. │                                                          │
  358. │Ctrl-W save edits Esc exit without saving  Ctrl-C  delete │
  359. └──────────────────────────────────────────────────────────┘
  360. Description
  361.  
  362. The employee schedule is used to monitor variable shift employees
  363. and to create time records for times when the employee is absent
  364. or otherwise unable to use the clock.
  365.  
  366. Operations
  367.  
  368. If a schedule for the employee selected has not been created for
  369. the current week, the operator will be prompted with a message
  370. and the schedule will be created using the current week as
  371. recorded in the SETUP table. Default values of 'REG', 'F' and the
  372. jobclass from the employee's master file will be placed in the
  373. Code, Add and Job fields ,respectively.
  374.  
  375. Not until a value is placed in the Strt and End fields will the
  376. date be activated for use by the Validation Report (VR) as edits
  377. for the arrival and departure checks.
  378.  
  379. Using the cursor and/or the CTRL Home and CTRL End keys the
  380. cursor is moved about the screen. All Time fields, Codes, and
  381. Jobs must be validated at the time of entry or an error will be
  382. displayed and correction forced before continuing. If the value
  383. is unknown, the F10 key may be pressed to display the appropriate
  384. table of available values or ESC may be used to abort the current
  385. process.
  386.  
  387.  
  388. F5 Time Cards
  389.  
  390. ┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
  391. │ 19:45:43          Time and Attendance           02/23/90   │
  392. │ Company-> ABC       Employee Records           Period: 7   │
  393. │                                                            │
  394. │ F1 Help      ESC Exit       F6 Calculator     F10 Window   │
  395. │                                                            │
  396. │  Soc Sec Num  Employee Name           WR  Job    Company   │
  397. │    ┌────────────────■<<Time Records>>───────────────────┐  │
  398. │    │                                                    │  │
  399. │    │  Name:    J Jay               Socsec#: 111-22-3331 │  │
  400. │    │  Workrule: A1        Job Class: DISHW              │  │
  401. │    │                                                    │  │
  402. │    │  Date  Punch Acttime Adjtime Timecode Job Override │  │
  403. │    │ ┌───────────────────────────────────────────────┐  │  │
  404. │    │ │10/10/89 1   12:23   12:24     REG  DISHW      │  │  │
  405. │    │ │10/10/89 9   16:22   16:24     REG  DISHW      │  │  │
  406. │    │ │10/11/89 1   07:30   07:30     VAC  DISHW      │  │  │
  407. │    │ │10/11/89 9   12:00   12:00     VAC  DISHW      │  │  │
  408. │    │ │10/12/89 1   07:23   07:24     REG  COOK1      │  │  │
  409. │    │ │10/12/89     11:23   11:24     REG  COOK1      │  │  │
  410. │    │ └───────────────────────────────────────────────┘  │  │
  411. │    └────────────────────────────────────────────────────┘  │
  412. │                                                            │
  413. │ A Add     E Edit     D Delete  <>  to move     Esc to exit │
  414. └────────────────────────────────────────────────────────────┘
  415. Description
  416.  
  417. The Time Card function offers a scrolling screen full of time
  418. records for the selected employee. Similar to the EM main screen,
  419. the desired record is chosen by highlighting it and pressing one
  420. of the active function keys (A,E,D).
  421.  
  422. Edits
  423.  
  424. Proper validations are activated; valid date within the current
  425. period, valid punch values(1,2,9 AND SPACE), military time
  426. range(00:00 - 23:59), and timecode and override codes that exist
  427. in the corresponding tables.
  428.  
  429. Windows are available while in the TimeCode, Job and Override
  430. Code fields.
  431. Add and Edit Function
  432.  
  433.  ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
  434.  │19:45:43            Time and Attendance         02/23/90 │
  435.  │Company-> ABC         Employee Records          Period: 7│
  436.  │                                                         │
  437.  │F1 Help      ESC Exit        F6 Calculator     F10 Window│
  438.  │                                                         │ 
  439.  │    Soc Sec Num  Employee Name           WR  Job  Company│  
  440. ┌┴─────────────────────────────────────────────────────────┴─┐
  441. │  (SSN)      (First)      (Last)            (WR)(Job) (Comp)│ 
  442. │111-22-3331   J            Jay               A1 ABCD        │ 
  443. └┬─────────────────────────────────────────────────────────┬─┘
  444.  │   111-22-3335 McQueen              Jerry A1  ABCD    AAA│
  445.  │   222-22-2222 Kong                 King  A2  ABCD    AAA│
  446.  │   333-33-3333 Karakin              Gaya  A1  ABCD    BBB│
  447.  │   444-44-4444 McLaughlin           John  A2  ABCD    BBB│
  448.  ├─────────────────────────────────────────────────────────┤ 
  449.  │        Ctrl-W save edits    Esc exit without saving     │
  450.  └─────────────────────────────────────────────────────────┘
  451. Description
  452.  
  453. Both the Add and Edit functions use the same expanded screen as
  454. highlighted in the center of the screen. The example shown is the
  455. EM function but a similar screen is available for time records. 
  456.  
  457. Operations
  458.  
  459. Add will create a blank record for data entry. Upon exiting with
  460. Ctrl W the new record will be saved into the file and placed in
  461. the proper date sequence. If ESC is pressed the record is not
  462. added and the employee's records will be restored to the previous
  463. values.
  464.  
  465. Edit will popup the highlighted record for modification. Ctrl W
  466. will save the new changes and ESC will abort them, restoring the
  467. original values upon return to the screen. 
  468.  
  469. All the validation checks as defined in the F5 Time Cards
  470. function are entact.
  471.  
  472. Delete Screen
  473.  
  474. Pressing D for deletion will automatically warn the operator that
  475. he/she has made the selection. A confirmation key press (Y or N)
  476. is needed before the record is actually deleted.
  477.  
  478. Deletion of any record will reposition the remainding records on
  479. the screen placing the cursor on the record prior to the one last
  480. deleted.
  481. ╔═══════════════════════╗
  482. ║VR Time Card Validation║
  483. ║TS Time Sheet Report   ║
  484. ╚═══════════════════════╝
  485.  
  486. Report Parameter Screen
  487.     
  488.  ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
  489.  │06:50:38           Time and Attendance           02/24/9  │
  490.  │Company-> ABC       Time Card Report             Period:  │
  491.  │                                                          │
  492.  │F1 Help      ESC Exit        F6 Calculator     F10 Window │
  493.  │                                                          │
  494.  │                                                          │
  495.  │             Enter Date Range     From : 10/12/90         │
  496.  │             to be processed       To  : 10/12/90         │
  497.  │                                                          │
  498.  │             Workrule Code for edit  : 99                 │
  499.  │             Print by 'A'lpha or 'S'ocial order?          │
  500.  └──────────────────────────────────────────────────────────┘
  501.  
  502. Description
  503.  
  504. The parameter screen is used for both the Time Sheet and
  505. Validation report programs. It allows selection of a range of
  506. records based on date and workrule values.
  507.  
  508. Any date range within the current period may be entered.
  509.  
  510. (For a detailed description of both the Time Sheet Report
  511. and Validation Report programs consult the functional description
  512. portion of this manual.)
  513.  
  514. Validation Report
  515.  
  516. An example of a report is shown below:
  517.  
  518.  
  519.         (report example goes here)
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526. Time Sheet Report
  527.  
  528. An example of a report is shown below:
  529.  
  530.  
  531.  
  532.         (report example goes here)
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537. The operator has the option of producing single sheet time sheets
  538. or multiple employees on 1 page. The single sheet option is to
  539. enhance privacy while an employee verifies his earnings and signs
  540. for his receipt. ╔═══════════════════════════╗
  541. ║PE End of Period Processing║
  542. ╚═══════════════════════════╝
  543.  
  544. ┌────────────────────────────────────────────────────────┐
  545. │ 19:45:43          Time and Attendance         02/23/90 │
  546. │ Company-> ABC     PE Period Process          Period: 7 │
  547. │                                                        │
  548. │                                                        │
  549. │                                                        │
  550. │                Do you wish to continue?                │
  551. └────────────────────────────────────────────────────────┘
  552.  
  553. Description
  554.  
  555. The PE end of period process clears out the current
  556. transaction files, archives the Time Sheet entries into
  557. history files and rolls forward the Employee Schedules and
  558. current period dates.
  559.  
  560. Once performored the only way to go back into this closed period
  561. is to restore files from diskettes.
  562.  
  563. If you are currently logged onto a company with corporate access,
  564. you will be given the chance to close the periods for all
  565. companies. If the Force VR/TS flag is turned on, each company in
  566. the computer must have a 'go ahead' status to continue the Period
  567. End Process.
  568.  
  569. To obtain the 'go ahead' state, run both the Validation Report
  570. and the Time Sheet and clean up any errors before proceeding.
  571.  
  572. End of Year Process
  573.  
  574. When the current period is the same as the number of periods as
  575. set in the company's setup record (SW), the end of period process
  576. is activated. The operator will be prompted for the year just
  577. closed and all records for employees in that compeny will be
  578. copied from the yearly history file to a file named after the
  579. closing year (eg. TAAA1989).
  580.  
  581. Each company must be closed separately at the end of year
  582. process. ╔════════════════════╗
  583. ║AR Adhoc Report Menu║
  584. ╚════════════════════╝
  585.  ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
  586.  │09:51:48            Time and Attendance          02/24/90 │
  587.  │Company-> ABC        Adhoc Report Menu           Period: 7│
  588.  │                                                          │
  589.  │F1 Help      ESC Exit         F6 Calculator    F10 Window │
  590.  │                 ┌────────────────────────┐               │
  591.  │                 │QUIT return to MAIN MENU│               │
  592.  │                 │                        │               │
  593.  │                 │AO. Approaching Overtime│               │
  594.  │                 │EL. Employee Listing    │               │
  595.  │                 │TS. Time Sheet Summary  │               │
  596.  │                 │SC. Employee Schedules  │               │
  597.  │                 └────────────────────────┘               │
  598.  └──────────────────────────────────────────────────────────┘
  599.  
  600. Description
  601.  
  602. The Approaching Overtime report prompts for the number of hours,
  603. the company code and the workrules to used in the selection
  604. criteria. 
  605.  
  606. The report is only an estimate of the actual time worked and does
  607. not include modifications due to grace periods.
  608.  
  609. An example of a report appears below:
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619. The Employee Listing is a listing of employees in a selected
  620. range similar to the Time Card Validation report but excluding
  621. any edits.
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629. The History reports access the history file and may be used to
  630. get reports based on time codes, social security numbers and job
  631. classes. 
  632.  
  633.  
  634. ** At the current time (version 1.1) the user is directed to use
  635. the RW Query and Report Writer function to produce reports from
  636. the history file (TAHIST). This is done for two reasons; a) to
  637. receive feedback on what reports should be included in this
  638. section and b) to receive feedback on the use of RW.
  639.  
  640. It is the intent in future releases to produce some commonly
  641. requested report programs as options off of this menu. 
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649. The Employee Schedules may be printed in three different formats.
  650. The two ghant charts may be used for posting of weekly schedules.
  651. The symbol used to produce the ghant charts is retrieved from the
  652. companies setup record (SW).
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676.  
  677.  
  678.  
  679. ╔══════════╗
  680. ║Clock Menu║
  681. ╚══════════╝
  682.  ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
  683.  │09:51:48            Time and Attendance          02/24/90 │
  684.  │Company-> ABC         Clock Menu                 Period: 7│
  685.  │                                                          │
  686.  │F1 Help      ESC Exit         F6 Calculator    F10 Window │
  687.  │                 ┌────────────────────────┐               │
  688.  │                 │QUIT return to MAIN MENU│               │
  689.  │                 │                        │               │
  690.  │                 │SU. Transfer file Setup │               │
  691.  │                 │TR. Transfer Time Record│               │
  692.  │                 │BD. Badge Table         │               │
  693.  │                 │CK. Clock Table         │               │
  694.  │                 └────────────────────────┘               │
  695.  └──────────────────────────────────────────────────────────┘
  696.  
  697. Description
  698.    
  699. The Clock Menu has the functions necessary to connect the QUE
  700. Time and Attendance to time clocks and/or other computer systems.
  701. However, none of these functions are necessary if you are only
  702. keying in the data.
  703.  
  704. SU Setup Transfer Table
  705.  
  706.     09:53:29          Time and Attendance          02/24/90
  707.     Company-> ABC    Setup Transfer Table         Period: 7
  708.  
  709.     F1 Help      ESC Exit            F6 Calculator   Record 1
  710.  
  711.             Field Name  Start  Ending   Length
  712.       ■────────────────┬──────┬───────┬─────────■
  713.                DATE    │   1  │   7   │    8
  714.                HOUR    │   8  │   9   │    2
  715.                MIN     │  10  │  11   │    2
  716.                BADGE   │  12  │  21   │   10
  717.                JOB     │  22  │  27   │    6
  718.                        │      ■       ■
  719. Description
  720.  
  721. The Setup table relates the fields needed for Time and Attendance
  722. to the source file produced from external sources. The field
  723. locations as defined by the Start and Ending parameters to be
  724. entered, are based upon the particular positions these values
  725. possess in the input file. The values will of course depend on
  726. the type of clock and/or system you are using to collect time
  727. records.
  728.  
  729. CAUTION
  730.  
  731. If these locations are incorrect so will be the data derived from
  732. these files. It is therefore very important to have accurate
  733. figures and it is suggested that the file be printed out, the
  734. positions counted by hand and the conversion process tested
  735. thoroughly before placing into production.
  736.  
  737. Assume for example the following record is created for each time
  738. entry pulled from the time clock.
  739.  
  740.   000000X011390otherzz07:361000010010otherdata
  741.   |      |            |  |  | 
  742.   Job    Date         Hr Min Badge
  743.  
  744. The needed information as underlined would be identified in the
  745. Setup table as the following:
  746.  
  747.  
  748.    Field Name  Start  Ending   Length
  749.  
  750.      DATE        8     13        6
  751.      HOUR       21     22        2
  752.      MIN        24     25        2
  753.      BADGE      26     35       10
  754.      JOB         1      6        6
  755.  
  756. Although the JOB field is reserved for job transfers and job
  757. costing requirements, other data may be used for other needs.
  758.  
  759. Note the field lengths are not negotiable but their positions in
  760. the source file are. Also note that gaps are acceptable and will
  761. be handled properly in the creation of the cross reference file
  762. (TAXREF).
  763.  
  764. Once the table is complete and the screen exited the cross
  765. reference file (TAXREF) is actually created. It may be reviewed
  766. by selecting it in the RW function.
  767.  
  768. TR Transfer Time Records
  769.  
  770. This program uses the cross reference file(TAXREF) to transfer
  771. time records into the proper format. It also validates all badge
  772. numbers against the Badge Id table and kicks out all transactions
  773. with invalid or inactive badges, and social security numbers not
  774. on the master file.
  775.  
  776. The records printed on the error report are not transferred into
  777. the system and must be entered by hand. This discipline enforces
  778. usage of the system as intended.
  779.  
  780. (report example here)
  781.  
  782. Badge Table
  783.  
  784.     09:53:29          Time and Attendance          02/24/90
  785.     Company-> ABC        Badge Table            Period: 7
  786.  
  787.     F1 Help      ESC Exit            F6 Calculator   Record 1
  788.  
  789.                 Badge Id   SocSecNum   Status     
  790.                 ■─────────┬──────────┬───────■
  791.                 1000010010│123445666 │   A
  792.                 1000010011│123445668 │   I
  793.                           ■          ■
  794. Description
  795.  
  796.  
  797. The badge table keeps the cross reference of badges to employees.
  798. It also provides the ability to mark badges as inactive or lost
  799. (I status). Inactive badges will not transfer into the Time Card
  800. file.
  801.  
  802. Only valid Social Security numbers may be entered. Therefore a
  803. new hire must be assigned a master record before a badge can be
  804. issued.
  805.  
  806. Clock Table
  807.  
  808.     09:53:29          Time and Attendance          02/24/90
  809.     Company-> ABC        Clock Table            Period: 7
  810.  
  811.     F1 Help      ESC Exit            F6 Calculator   Record 1
  812.  
  813.            Clock Id  Location      Type    Connection
  814.            ■─────┬───────────────┬───────┬───────────■
  815.              03  │  Morris Hall  │ Amano │ Direct
  816.              04  │  Student Union│ Latham│ Modem
  817.                  ■               ■       ■
  818.  
  819. This information has little to do with actual operations. As
  820. employed here, it simply records some basic information on
  821. installed clocks. The table is not used in any other way with the
  822. standard package.
  823.  
  824. ** Most Time Clock manuafacturers will provide software that has
  825. all the necessary tables needed to transfer records from the time
  826. clock, determine when data is to be  collected and record other
  827. information about the time clocks. ╔════════════════╗
  828. ║Maintenance Menu║
  829. ╚════════════════╝
  830.  
  831.  ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
  832.  │09:51:48            Time and Attendance          02/24/90 │
  833.  │Company-> ABC         Maintenance Menu           Period: 7│
  834.  │                                                          │
  835.  │F1 Help      ESC Exit         F6 Calculator    F10 Window │
  836.  │                 ┌────────────────────────┐               │
  837.  │                 │QUIT return to MAIN MENU│               │
  838.  │                 │                        │               │
  839.  │                 │JC. Job Class Table     │               │
  840.  │                 │TC. Time Code Table     │               │
  841.  │                 │OC. Override Code Table │               │
  842.  │                 │HL. Holiday Table       │               │
  843.  │                 │WR. Workrule Table      │               │
  844.  │                 │SW. Setup Table         │               │
  845.  │                 └────────────────────────┘               │
  846.  └──────────────────────────────────────────────────────────┘
  847.  
  848. Description
  849.  
  850. The maintenance menu provides the ability to modify and print the
  851. system tables used in validation and in assuring system
  852. integrity. 
  853.  
  854. Each option on this menu uses the same key strokes for navigation
  855. and updating procedures. Once you're familiar using these keys in
  856. one program the knowledge is easily transferred to other tables.
  857.  
  858. For this reason description of these keys is only presented once:
  859.  
  860.   Ctrl Home    Beginning of record
  861.   Ctrl End     End of Record
  862.   Ctrl ->      Pan to the right
  863.   Ctrl <-      Pan to the left
  864.   Enter        Open a field for modification
  865.   F7           Find a specific value
  866.   CTRL-PgDn    Goto Bottom of file
  867.   Ctrl-PgUp    Goto Top of file
  868.   -            Delete current record
  869.   +            Add a record                         
  870.  
  871. Also upon making a selection the operator will be asked whether
  872. or not a printed report is desired. Each of the entries on the
  873. menu has this print option.
  874. Job Class Table
  875.  
  876.  ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
  877.  │09:52:12            Time and Attendance           02/24/90│
  878.  │Company-> ABC         Job class Table             Period: │
  879.  │                                                          │
  880.  │F1 Help      ESC Exit        F6 Calculator  F10 Window    │
  881.  │Record 4                                                  │
  882.  │                                                          │
  883.  │            Job Class Description          Rate           │
  884.  ├─────────────────────┬────────────────────┬───────────────┤
  885.  │             ABCD    │ Dishwasher lead    │ 11.111        │
  886.  │             CDEF    │ Dishwasher II      │ 12.340        │
  887.  │             GGGG    │ Cook Helper        │  8.340        │
  888.  │             LLLL    │ Supervisor         │ 13.110        │
  889.  │             ZZZZZZ  │ Last entry         │  0.000        │
  890.  ├─────────────────────┴────────────────────┴───────────────┤ 
  891.  │< Select + Add - Delete F2 Go Bot F7 Find > Change Esc Exi│
  892.  └──────────────────────────────────────────────────────────┘
  893. Description
  894.  
  895. Used throughout the system to verify Job Class values entered on
  896. the clock or through the EM Schedule, Time Cards and Add
  897. functions.
  898.  
  899. The Time Sheet program uses the rate in determining exceptional
  900. pay for temporary assignments.
  901.  
  902. Time Code Table
  903.  
  904.     09:52:34           Time and Attendance           10/24/90
  905.     Company-> ABC        Time Code Table            Period: 7
  906.  
  907.     F1 Help      ESC Exit         F6 Calculator   Record 3
  908.  
  909.            Time Code Description          Factor Type
  910.     ■─────────────┬───────────────────────┬──────────■
  911.             150   │   Time and a half     │ 1.500 O
  912.             200   │   Double Time         │ 2.000 O
  913.             HOL   │   Holiday             │ 1.000 N
  914.             REG   │   Regular             │ 1.000 N
  915.             SCK   │   Sick time           │ 1.000 N
  916.             VAC   │   Vacation            │ 1.000 N
  917.  
  918. Description
  919.  
  920. The Time Code table is used in verifying the types of
  921. transactions processed and to record activity by time categories.
  922.  
  923. The Factor field is used in determining the actual overtime pay
  924. given for daily and weekly ovetime hours. A 1.500 factor, for
  925. instance, would pay an individual 1.5 times their normal rate for
  926. each hour worked. * Type is currently inactive. Override Code Table
  927.  
  928.     09:52:50           Time and Attendance          02/24/90
  929.     Company-> ABC      Override Code Table         Period: 7
  930.  
  931.     F1 Help      ESC Exit           F6 Calculator   Record 3
  932.  
  933.                     Override Code Description
  934.    ■──────────────────────────┬─────────────────────────────■
  935.                     AUT       │   Authorized
  936.                     OK1       │   OK first time
  937.                     OK2       │   OK second time but..
  938.                               ■
  939.  
  940. Description
  941.  
  942. The override code table contains whatever three characters you
  943. prefer to designate as exception authorizations. 
  944.  
  945. The override code is used to skip the suspension placed on
  946. records with errors.
  947.  
  948.  
  949. Holiday Table
  950.  
  951.  
  952.     09:53:11           Time and Attendance         02/24/90
  953.     Company-> ABC         Holiday Table           Period: 7
  954.  
  955.     F1 Help      ESC Exit           F6 Calculator   Record 5
  956.  
  957.                     Holiday Date Description
  958.  ■──────────────────────────────┬───────────────────────────■
  959.                      10/15/89   │ test holiday
  960.                      01/01/90   │ New Year's
  961.                      05/29/90   │ Birthday
  962.                      07/04/90   │ July 4th
  963.                      12/25/90   │ Christmas
  964. Description
  965.  
  966. Keeps a file of all valid holidays in the coming year. All valid
  967. employees will get pay for the holiday week as represented by a
  968. HOL record created during the VR process.
  969.  
  970. Workrule Table
  971.  
  972.  
  973.     09:53:29          Time and Attendance          02/24/90
  974.     Company-> ABC        Workrule Table            Period: 7
  975.  
  976.     F1 Help      ESC Exit            F6 Calculator   Record 1
  977.  
  978. Workrule Description      Skip Edits Weekly Hours Daily Hours 
  979. ■──────┬──────────────┬─────────────┬───────────┬────────────■
  980.   A1   │ First Shift  │    N        │    37.5   │     6.5     
  981.        ■              ■             ■           ■
  982. Time Unit Daily Rd Start Hr Start Min End Hr End Min Holiday
  983. ■───────┬────────┬────────┬─────────┬───────┬──────┬─────────■
  984.   3     │  12    │   07   │   30    │   15  │  00  │  1.230
  985.         ■        ■        ■         ■       ■      ■
  986. Minimal Punch Brk Duration Lunch Reqd? Paid for Lunch
  987. ■────────────┬─────────────┬──────────┬──────────────■
  988.      2       │     30      │     Y    │      N
  989.              ■             ■          ■
  990. Arrival Grace  Lunch Grace Depart Grace  Differential?
  991. ■────────────┬────────────┬─────────────┬─────────────■
  992.   5     10   │    15      │  10     5   │     Y
  993.              ■            ■             ■
  994. Mon fact Mon rate Tue fact Tue rat  Wed fact Wed rate 
  995. ■───────┬───────┬─────────┬───────┬─────────┬────────■
  996. REG     │  0.00 │ 150     │   0.00│ REG     │   0.00  
  997.  
  998. Thu fact Thu rate Fri fact Fri rate Sat fact Sat rate 
  999. ■───────┬───────┬─────────┬───────┬─────────┬────────■
  1000. REG     │  0.00 │ 150     │   0.00│ REG     │   0.00  
  1001.         ■       ■         ■       ■         ■
  1002. OT? Over Under Fact Over Under Fact Over Under Fact Weekly
  1003. ■──┬──────────┬────┬─────────┬─────┬──────────┬─────┬───────■
  1004.  Y │6.5   8.0 │150 │8.0   9.0│ 150 │9.0  24.0 │150  │ 150
  1005.    ■          ■    ■         ■     ■          ■     ■
  1006.  
  1007.  
  1008. Description
  1009.  
  1010. There are several screens of information pertaining to each
  1011. workrule. These screens may be accessed by panning to the right
  1012. either on a field by field basis or by using the control keys
  1013. combination (CTRL->, Ctrl <-, Ctrl Home, Ctrl End).
  1014.  
  1015. The first four lines are basically related to edits performed
  1016. during the Validation Report.
  1017.  
  1018.    Skip Edits  -  Y means don't suspend a record if there is
  1019.                   an error.
  1020.    Weekly Hours - Number of normal hours worked during a week.
  1021.                   Anything over constitutes weekly overtime.
  1022.    Daily Hours -  Number of normal hours worked during a day.
  1023.                  Anything over constitutes daily overtime.
  1024.    Time Unit   - Rounding factor for Punches. If ' 1', 
  1025.                  rounding is done on a daily basis using the
  1026.                  Daily Rd. amount.
  1027.    Start Hr    - The default starting time for this workrule.
  1028.    Start Min     Is used in VR when no scheduled times are
  1029.                  used.
  1030.  
  1031.    End Hr      - The default ending time for this workrule. Is
  1032.    End Min       used in VR when no scheduled times are used.
  1033.  
  1034.    Holiday Pay - Factor applied to an employee who works a
  1035.                  Holiday.
  1036.    Minimal Punch - The minimal number of punches necessary to
  1037.                    constitute a shift.
  1038.    Brk Duration  - The amount of time(minutes) allocated for
  1039.                    a break or lunch period.
  1040.    Arrival Graces - The amount of leeway given for a punch.
  1041.    Depart Graces
  1042.  
  1043. The remainding fields relate more to the actual pay calculations
  1044. performed in the Time Sheet report.
  1045.  
  1046.    Lunch Reqd?    - If 'Y' lunch must be deducted.
  1047.    Paid for Lunch?- If 'Y' lunch is not deducted but the
  1048.                     duration is still calculated.
  1049.    Mon-Sun Factors - The extra factor given to hours worked
  1050.                      on the assigned days.
  1051.    Mon-Sun Rates   - The differential rate in dollars given
  1052.                      for hours worked on specified days.
  1053.    OT?             - If 'Y' daily overtime will be considered.
  1054.    Differential?   - If 'Y' differentials will be assigned.
  1055.    Over Under Factor - Determines the pay factors for daily
  1056.                        overtime ranges.
  1057.  
  1058. An example of a printed workrule appears below:
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065. SW Setup Table
  1066.  
  1067.     09:52:50           Time and Attendance          02/24/90
  1068.     Company-> ABC         Setup Table              Period: 7
  1069.  
  1070.     F1 Help      ESC Exit           F6 Calculator   Record 3
  1071.  
  1072.    Week Date  Company  Passwo d  Number of Periods Current
  1073.  ───────────┬────────┬───────┬────────────────────┬────────
  1074.    01/01/90 │  AAA   │  test │        52          │  26    
  1075.             │        │       │                    │        
  1076.  Screen Head  Report Head  Print Code  Auto Backup and Restore
  1077.  ────────────┬────────────┬──────────┬────────────┬───────────
  1078.   Test AAA   │ Test AAA   │   15     │    T       │   F
  1079.  
  1080.  Force VR/TS  VR/TS Status Corporate Access Barcode
  1081.  ────────────┬────────────┬────────────────┬──────┬───────────
  1082.      T       │    1       │      F         │  >   │
  1083.                                             
  1084.  
  1085.  
  1086. Description
  1087.  
  1088. The setup table controls:
  1089.  
  1090.   1) access through the company password and corporate access
  1091.      fields,
  1092.   2) screen and report headings and print format through 
  1093.      Screen Head, Print Head and Print Code
  1094.   3) period processing through the VR/TS status code and
  1095.      Number of Periods, Week Date and Current values.
  1096.  
  1097.  
  1098. ╔════════════╗
  1099. ║File Listing║
  1100. ╚════════════╝
  1101.  
  1102. This information is provided to work with the RW function but may
  1103. contain certain information that should be restricted from
  1104. personnel.
  1105.  
  1106. TACARDS        Stores the time records as collected from the
  1107.                clock or as keyed in (F5).
  1108. TASHEET        Stores the time sheet entries created during the
  1109.                Time Sheet report. Same as the summary section
  1110.                for each employee
  1111. TAHIST         Stores all time sheet entries for the year.
  1112.                TASHEET is appended during the PE process
  1113. TA9999         Stores all time sheet entries for the year(9999)
  1114.                TAHIST is appended during the End of Year PE
  1115.                process.
  1116. TAMAS          Employee master file. Includes name, address, job
  1117.                class and other information.
  1118. TAWORK         Workrule file. Includes the starting and ending
  1119.                times for various workrules along with the grace
  1120.                periods, differential rates and other criteria.
  1121. TNAMEM         Company control file. A record exists for each
  1122.                company in the system. Controls processing and
  1123.                system access.
  1124. TASCHED        Employee schedules.
  1125. TABADGE        Stores badges assigned to employees. Used for 
  1126.                electronic time clocks and transferring punches
  1127.                from other systems.
  1128. TACLOCK        Miscellaneous Table that keeps information on time
  1129.                clocks.
  1130. TAHOLD         Holiday Table
  1131. TAJOBC         Job class table
  1132. TAOCODE        Override code table
  1133. TATCODE        Time code table
  1134.  
  1135.  
  1136. ╔════════════╗
  1137. ║Utility Menu║
  1138. ╚════════════╝
  1139.  
  1140.  ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
  1141.  │09:51:48            Time and Attendance          02/24/90 │
  1142.  │Company-> ABC         Utility Menu               Period: 7│
  1143.  │                                                          │
  1144.  │F1 Help      ESC Exit         F6 Calculator    F10 Window │
  1145.  │                 ┌────────────────────────┐               │
  1146.  │                 │QUIT return to MAIN MENU│               │
  1147.  │                 │                        │               │
  1148.  │                 │BU. Backup files        │               │
  1149.  │                 │RS. Restore from Backups│               │
  1150.  │                 │IX. Reindex files       │               │
  1151.  │                 │HP. Help Manual         │               │
  1152.  │                 └────────────────────────┘               │
  1153.  └──────────────────────────────────────────────────────────┘
  1154.  
  1155. Description
  1156.  
  1157. The utility menu includes miscellaneous functions and those
  1158. outside the normal realm of operations. They are however very
  1159. important elements of the system.
  1160.  
  1161. Backup / Restore / Reindex
  1162.  
  1163. The first three options on the menu prime responsibility is
  1164. recovering from hardware and unexpected system malfunctions. 
  1165.  
  1166. The Backup feature copies the system files to backup diskettes.
  1167. So that in the case of an emergency they may be used to restore
  1168. the system back to the point in time the copy was made. It is a
  1169. good idea to perform this operation periodically based on a
  1170. specific event such as after the close of a period. 
  1171.  
  1172. The Restore function is selected to perform the restoration of
  1173. files back onto the system. Diskettes must be saved using the
  1174. backup feature of this system in order to perform a restore.
  1175.  
  1176. The Reindexing utility is called automatically by the end of
  1177. period process but may be called more frequently. It recreates
  1178. your file linkages and cleans up any unused space reserved by
  1179. deleted records. It is usually the first recourse when
  1180. experiencing index problems as may be noted by missing or out of
  1181. sequence data.
  1182.  
  1183. The simple on screen instructions will guide you through the
  1184. operations of each function.
  1185.  
  1186.  
  1187. Help Manual
  1188.  
  1189. The Help Manual module provides the mechanism to display text
  1190. onto the CRT screen and allow for paging through the manual as if
  1191. paging through a book.
  1192.  
  1193. Since any ASCII files may be perused through this function, it
  1194. serves as an excellent conduit on which to provide notes, and
  1195. training material to individuals using the system.
  1196.  
  1197. Note files must have an extension of TXT in order to be visible
  1198. in the file selection window. 
  1199.